编者按：管理信息系统（MIS系统）是专为印刷业而设计的一个系统，它能让用户简化商业流程，提高企业的经营效率、生产力和收益率。

    就像建设疏导交通的高速公路一样，印刷管理信息系统（MIS）也是专为管理整个印刷流程而设计的。各种规模的印刷服务供应商（从快印店到商业印刷厂再到企业内部的印刷中心）都把MIS系统看作是简化生产流程、提高生产力和降低成本的有效方式。每一个印刷厂都需要一个为自己量身定做的解决方案，因此他们需要在众多选项中找到最适合自己的那一个。

    目前市场上的很多印刷MIS系统都是专为某一家印刷厂而订制的，因为这些企业的老板已经意识到他们无法依靠自己的能力去跟踪和管理多个不同的流程，例如报价、结账和库存控制等。定制开发的软件会慢慢演变成一种成熟的产品，然后再被印刷厂所采用。这也就创造了我们今天所看到的高度细化得的市场：一种印刷MIS系统只能满足某一个特定类型/规模的印刷厂的需求。

    这些定制产品会逐渐演变成数十种不同的解决方案，而你需要做的就是对自己当前和将来的需求进行评估。本文将重点讲解印刷管理信息系统的重要性，讨论它的实施过程，并为MIS系统的制造商和终端用户提供一系列使用窍门。

    选择一个系统

    印刷服务供应商目前可以选择的MIS解决方案有很多，因此你必须要根据业务的需要，找到最适合自己的那一种。有些公司可能只需要引进一个入门级的系统，并使用其中最基本的工作模块，例如：工单跟踪、开发票、计算应收账款和进行成本核算等；而有些公司可能需要用到一个功能更多和更高端一些的系统，这些系统必须要具备定制功能，从而为用户带来最高的效率和成本效益。

    Cyrious软件公司的负责人ScottSt.Cyr说：“MIS系统的理念就是利用计算计技术帮助人们管理印刷企业的各个方面。管理信息系统首先是从销售人员管理系统和客户关系管理开始，然后通过评估和报价，对生产细节和货物运输进行处理，最后再回到会计和营销工作上来。”

    对印刷企业来说，最重要的就是选择一款能够满足自己需要的MIS系统。快印店和小型印刷厂需要的解决方案可能与大型商业印刷厂和内部印刷厂截然不同。那些既拥有胶印设备也拥有数字印刷设备的印刷厂必须要考虑到设备的兼容性问题，而那些能够提供特殊服务（大幅面、包装、标签和卷筒纸胶印）的印刷厂也需要确定它们所选择的管理系统能够满足这些业务的特殊需求。

    DiMS!公司的销售和营销副总裁ChrisWood说：“MIS系统的使用对于印刷厂的成功至关重要，而且它能将多个形成和生产程序整合在一起，从而更好地管理整个印刷企业。”

    EFI公司的产品营销和战略经理GeraldWalsh说：“对MIS解决方案的选择不当可能会引起一系列使印刷厂感到痛苦的问题。”

    柯达图文影像集团商业工作流程产品集团的总经理BobKutschke说：“在挑选印刷MIS系统的时候，你应该对这些系统进行一下全面的了解。你并不是在购买一种产品，而是在对一个商业平台进行评估，这个平台能在未来七到十年内为你带来企业的增长和战略目标的实现。”

    我们在前面已经讨论了谁该使用MIS系统，他们应该到哪里去寻找MIS系统以及他们为什么要把MIS系统看作是企业的重要组成部分，接下来，我们就该讨论一下应该如何确保MIS系统顺利实施的问题了。

    培训的重要性

    印刷管理系统能够整合到一个工作流程中的任意一个环节中去，与此同时，它的实施也会对每一个环节产生重大影响。对一些员工进行培训，让他们掌握这些系统的操作知识是非常重要的，此外，还要让重点员工真正理解什么是印刷MIS。

    正因为培训占据了如此重要的地位，所以很多供应商都把这部分成本算在了MIS系统的报价中。DiMS!公司的ChrisWood指出：“培训对于实现系统性能的最大化有着至关重要的作用，而且每一个人所需的培训时间主要取决于他们的学习曲线。”

    CRC信息系统公司的市场协调员IanFoss说：“我们的很多客户都没有聘请专业的IT技术人员来管理这些系统。使用这款软件的一般都是那些经验比较丰富的员工，他们不但理解企业的需求，而且能熟练掌握计算机和相关软件。到目前为止，任何一个软件解决方案都需要得到硬件的支持，但是，为用户提供培训和支持服务已经成为了软件经销商的一种责任，这对MIS系统的成功应用也有着至关重要的意义。”

    软件经销商强调了经验丰富的员工对于实现MIS系统的无缝衔接所具有的重要性。PrinterPlus公司的首席运营官JulianneFinley说：“任何一个印刷MIS系统，不管它的性能有多么卓越，只有在被经过正规培训的操作人员使用的时候，才能发挥出最大的效力。”

    St.Cyr补充说：“千万不要越过培训/咨询程序。你在没有经过正规培训的前提下尝试的次数越多，浪费的时间也就越多。从金钱的角度来看，没有找到理想的操作人员是印刷企业犯下的一个财政错误。”

    内部解决方案Vs.应用服务供应商

    另外一个令人感到头痛的问题是在应用MIS系统的时候，印刷厂必须要在寻找一个应用服务供应商（ASP）和一个内部解决方案之间做出选择。

    DiMS!公司的Wood说：“我们绝大多数大型和中型客户都拥有自己的IT员工，但我们发现这些大型企业似乎更倾向于安装属于自己的服务器并自行对其进行维护和维护。相反，小一些的印刷企业由于IT资源比较有限，所以更愿意选择托管服务器和软件。这种方法不但可以节约成本，同时也消除了小企业建立IT部门的需要，从而使它们能更专注于自己的核心业务。”

    EFI公司似乎更看重内部服务解决方案。Walsh说：“这两方面的能力我们都具备，但我们的大多数系统都是由客户托管的，当然，任何事情都有例外，有些客户还是愿意选择与应用服务供应商进行合作。”

    虽然EFI公司的大多数客户都拥有自己的解决方案，但该公司提供的很多软件都是以ASP（应用服务供应商）模式为基础的。Walsh说：“例如，我们现在就在为客户提供一些ASP版的互联网工具，并且能保持对互联网技术、服务器和软件的更新。我们支持从ASP到EFI管理系统的直接连接，因此能让印刷厂和它们的客户获得无缝衔接的生产体验。”

    他补充说：“我们的客户并没有把ASP看作是一个决定性的因素。它只是一个解决方案，我们关心的是它能否满足企业的需求。从这个角度来说，我们已经算是非常成功的了。”

    J DF：业务和生产之间的协作

    作业定义格式或JDF是管理信息系统与生产工作流程之间的桥梁。基于可扩展标志语言（XML）的JDF能对一个印刷活件在多个设备中的状态进行跟踪，计算并转移相关数据，例如生产记录和评估信息等。

    InfoTrends公司的Sumarta说：“直到最近，印刷MIS系统和印刷生产还被人们看作是两个独立的工作流程。在很多情况下，我们在MIS系统中创建的工单信息往往需要在活件进入生产程序时重新输入。反之亦然，印刷生产信息出现的任何变化都需要操作人员在MIS系统中进行手动修改。如果，我们已经看到了由生产工作流程和MIS系统整合而成的自动化工作流程的诞生。这些集成系统必须要在一个统一的标准下才能工作，JDF就是其中的一个。在理想状况下，用户要想实现工单在两个系统间的自由交换，就必须使用符合JDF标准的系统，而且这个系统的供应商必须要向另外一个系统的经销商公开自己的源代码。”标准化的印刷管理信息系统在与生产工作流程相结合的时候会变得更加容易一些。

    网屏（美国）公司为了我们举了Trueflownet系统的例子，这是一个终端对终端的工作流程管理系统。据网屏公司介绍，这个由模块化、可扩展的开放式工作流程元素组成的综合性网络能对从订单创建到成品交付的整个工作流程进行控制，从而达到在计算机直接制版和数字印刷环境中减少成本和生产时间，提高工作效率的目的。

    这些模块能将设计、印前、印刷、印后加工和交付等多个生产环节衔接在一起，从而消除生产服务与管理信息服务之间的沟通障碍，而且它们能保证每一个功能都与系统结构保持独立。

    针对市场需求，EFI公司推出了PrinterSiteExchange系统，该系用能将EFI的工作流程和MIS解决方案完美地结合在一起。它能创建一个互动的客户桌面，并通过互联网将印刷客户的桌面与印刷厂的管理系统甚至是生产车间直接联系起来。

    Walsh为我们解释了整个生产流程，他说：“假如一个客户想让我们公司帮他印刷一个新产品。他们可以跟我们沟通，并通过PrinterSite桌面为我们提供详细的生产规范和内容。这个规范可以直接流向规划系统，并能用于创建报价单和启动生产流程。生产规范上附带的文件可以由我们的规划软件进行处